学者风采

我国企业信息资源管理研究

超级管理员

2003年09月09日 12:00

20世纪80年代以来,随着信息技术的迅速发展,“网上营销”、“网上银行”、“电子商务”等虚拟经济纷纷产生,这引起了企业生产经营方式的变化。企业不再受地域、时间的限制,从而导致企业管理模式发生根本性的转变,引起全新的企业经营革命,使企业由过去的“资本+劳动技能”的经营方式转变为“知识信息+创造性”的管理模式。企业在市场上的竞争实质演变为信息的竞争,谁掌握、利用了大量有价值的信息,谁就掌握了市场的主动权,谁就能在竞争中取得胜利。因此,企业实现科学的信息资源管理已成为企业生存与发展的决定性因素,成为企业经营战略的重要内容。随着我国正式加入WTO以及全球经济一体化进程的加快,企业如何面对国际市场,加强信息资源管理,提高自身竞争力已成为当务之急,这也是迎接全球经济挑战急待解决的重要课题之一。
    一、现代企业信息资源管理的内涵
    现代企业信息资源管理是指在企业范围内,利用计算机和网络等先进的信息技术来研究信息资源在企业生产经营活动中被开发利用的规律,并依据这些规律来科学地对信息资源进行组织、规划、协调和调控的活动。现代企业信息资源管理的内容主要包括4个方面:(1)企业组织管理人员对各个层次的需求信息进行界定,明确各领域的信息范围,再对信息收集的可行性进行分析,明确可收集信息和将来可收集信息的范围和途径。企业信息的采集可分为企业内部信息的收集和外部信息的收集。企业内部的信息包括企业生产经营领域内的各类信息;企业外部信息包括企业所处的社会环境信息、竞争对手的信息和顾客的信息。(2)明确信息收集的人员配置,通过恰当的途径有针对性地收集信息。收集到的信息形式可能是多种多样的,专门人员应很好把握信息的实质内容。(3)对收集到的信息进行处理和分析。在处理过程中应遵循逻辑规则,掌握信息的内在逻辑结构关系,注意信息的时序关系;在分析过程中应使用科学的方法,充分发挥信息人员的主观能动性,提高他们的信息分析能力。(4)把信息分析的结果投入实际运用。在利用信息分析结果时,通常使用累积法、综合法、推导法等方法。
    在日益复杂多变的市场竞争中,企业一切经营活动都受到环境的制约,加强企业信息资源建设和管理,树立现代化的信息观念,对于企业的生存和发展具有特殊的作用和意义。(1)加强企业信息资源管理是企业实现科学化管理和正确决策的需要。企业的重大决策,无论是生产经营目标、方针的制定,还是管理体制的改革,除了企业领导的胆识、经验、才能和智慧外,更重要的是进行形势分析、方案比较、决策优选,而这些都需要企业领导人通过企业信息系统获得及时、准确、有价值的信息,才能作出正确的决策。(2)加强企业信息资源管理是增强企业竞争能力的重要途径。市场经济是信息经济,现代企业的竞争是企业经济能力的竞争,它完全取决于信息管理的能力。知己知彼,方能百战百胜。任何一个企业要想开拓市场,占有市场,首先要熟知市场情况,选准企业的目标市场,并根据企业优势,采取相应促销策略,从而达到巩固既有市场,开拓新市场的目的。现代企业的信息资源管理中心是企业内外信息系统的交汇中心,是企业的神经网络和导航系统。它能使企业资产重组、机构调整易于实现;能使企业各层次作出的决策更民主、更科学;能使企业不断进行技术革新,改进生产,开发新产品,提高企业的市场竞争力。(3)加强企业信息资源管理有助于企业提高经济效益。企业的生产活动是人、财、物、信息四大要素结合的过程,而通过企业信息资源的科学化管理就能使生产经营活动过程中的人流、物流、资金流、信息流处于最佳状态,以最少的投入获得最大的产出,从而大大提高生产经营效率。(4)加强企业信息资源管理是企业摆脱困境的有效手段。借助信息资源管理,可以实现对传统组织形式的重建,从而使企业以全新的方式运作,扩大生产能力,提高产品质量,节约费用,减少损失,扭亏为盈,走出困境。
    二、我国企业信息资源管理的现状及存在的问题
    20世纪80年代以来,随着我国国有企业改革的不断深入发展,企业家们充分认识到谁能更多更及时地拥有信息资源,谁就能在市场竞争中获得优势,创造经济发展和科技进步的奇迹。因此,他们都较重视信息资源的建设与管理,率先启动了信息化工作。进入90年代以后,企业信息资源管理进入了一个新的发展阶段。目前从行业来看,金融业、制造业、电力系统等信息化程度较高。从地区来看,东部沿海地区走在全国企业信息化的前头。国有企业应用管理信息系统MIS较多,并有上千家企业引进了企业资源计划MRPII,推行计算机集成管理系统GIMS的企业约有五、六百家,还有少数企业在使用ERP技术,建设内部网和外部网的企业也逐渐增多,电子商务开始兴起。
    但总的来说,我国国有企业的信息资源管理尚处于初级发展阶段。我国现有国有大中型企业1.5万多家,各类企业总数约680万家,据国家经济信息中心调查,目前仅有 10%的企业基本实现了信息化,70%的企业还处于学习和摸索阶段,还有20%的企业信息化工作尚未开展。以起步较早、整体水平较高的上海为例,在被调查的456家企业中,有76.13%的企业拥有计算机专业人员,79.58%的企业拥有微机,52.56%的企业与因特网联接,有56.89%的企业认为本企业进行信息资源管理的成效一般,认为不理想的有 19.89%,认为效果非常好的只有11.74%,这说明我国企业信息化程度不够,信息资源管理水平较低、困难不少。存在的主要问题有以下几点:
    1.管理体制落后,制约企业信息资源的开发、管理和利用
    多年来,由于我国的企业严守固有的管理体制,多数企业没有专门的信息管理机构或部门,企业的现有信息资源分散在诸如统计部门、财务部门、供销部门,又由于各部门各自为政,使得企业的信息资源管理分散,没有形成能反映企业生产经营活动全貌的综合信息;另有一部分企业的统计工作职能则设置在企业的财务部门,作为财务部门的附属职能,没有充分发挥统计的信息、咨询、监督的职能。
    2.企业经营者信息意识淡薄,限制了企业信息资源开发、管理和利用
    随着经济体制和企业改革的深化,虽然信息资源管理工作由从属被动的静滞状态逐步转向复苏,企业领导者的观念也较过去有所转变,但仍然缺乏理智的信息意识,长期以来形成的总凭主观感受和经验进行工作的习惯远未消除,在处理实际问题时,仍然存在有信息可以决策,没有信息或信息不足照样可以决策的情况。另外,一些企业领导认为,企业的发展、效益的提高是靠产权制度改革和外延扩张取得的,对信息管理工作缺乏长远考虑和财力、物力、人力等方面的配合和支持,由此导致企业在许多情况下决策失误。
    3.资金缺乏,致使企业信息资源管理实施滞后
    目前,大部分国有大中型企业仍未走出困境,经营业绩不理想,企业信息化建设资金投入严重不足。由于受资金的限制,许多企业的信息管理工作难以开展,信息机构无力购买现代化的先进技术设备,虽然一般大型企业设有信息资源管理部门或相应的研究机构,但中小企业通常只设有简单的微机室,其中相当一部分中小企业没有专门的信息管理机构,其信息工作仅停留在收集、加工、存储、传递、控制等环节,仍以传统的手工方式为主,信息传递单一,工作状态被动,服务、管理水平较低。
    4.企业信息管理人员素质较低,阻碍了企业信息资源的开发、管理和使用
    就我国企业的现状而言,从事企业信息管理、处理人员的文化素质、业务素质普遍不高,他们中的大多数为“半路出家”,知识面比较窄,一方面没有经过系统的专业训练,不具备信息管理、处理的专业知识;另一方面对企业生产经营活动过程缺乏了解,没有驾驭搜集、管理、反映企业经营活动全部信息的能力,阻碍了企业信息资源的开发、管理和使用。企业信息资源管理机构工作人员结构也存在严重的不合理性,基本上以科技、外语、图书、情报、档案人员为主,专门的信息人员很少,既熟悉生产经营,又掌握了计算机技术的较高素质的复合型人才更少。调查普遍反映,当前企业严重缺乏这类复合型人才,能够留住和吸引这些人才的环境和机制也不理想,即使一些经济效益较好的企业,信息技术骨干跳槽的现象也较为普遍。
    5.信息环境落后,企业网络化、信息资源科学化管理程度较低
    我国社会信息化总体水平不高,缺乏一个相互促进、良性循环的大环境,势必影响企业信息管理工作的驱动。据中国互联网信息中心调查,我国1300多万台计算机中,上网计算机仅为54.2万台,上网用户117.5万户,上网企业只占总用户的11.36%,这说明我国企业网络化程度不高,与发达国家相比还有约20年的差距。企业信息系统还处在自我封闭状态,外部环境信息和国际市场信息不通畅。
    近半个多世纪以来,信息技术发生了一系列深刻的革命,身处信息化社会中的我国大多数企业,没有能够被信息化的浪潮所推动。在企业的信息化建设中仍然处于被动的局面,致使企业处理信息的管理手段与信息化时代的要求相差甚远,结果造成:(1)企业的信息搜集、加工和提供不能满足全面、及时、系统的要求。(2)企业的信息处理只限于对于信息的简单计算,不能进行深层次的加工,从而使企业的现有信息几乎没有任何使用价值。(3)没有形成畅通的信息搜集、加工、提供的渠道,使得企业内部的信息不能及时发布,企业外部的信息又不能及时地取得,制约了企业决策的及时作出。(4)企业有限的价值不高的信息使企业在激烈的市场竞争中处于被动的局面,也制约了我国企业信息化建设的进程。
    三、我国企业信息资源管理的对策和建议
    随着我国正式加入WTO和全球经济一体化进程的加快,竞争变得更加激烈,我国企业面临的形势更加严峻。笔者针对目前我国企业信息资源管理的现状,结合国情,提出如下对策和建议:
    1.改革信息资源的管理体制,进一步加强企业信息化建设和管理的指导工作
    各级政府应把企业信息化列入议事日程,进一步做好指导和协调推进工作。企业信息管理是国民经济信息化的基础。政府作为国有企业的所有者,应在企业的信息化管理进程中起重要的指导、协调作用,要研究企业信息化面临的困难和问题,提出解决办法,使企业信息管理规范、有序、健康地发展。
    (1)在政府内部设立一个推进企业信息化协调机构。设立企业信息化领导小组,负责制定企业信息化的总体规划,确定指导方针、目标、重点和发展步骤,协调推进企业信息化管理工作。
    (2)制定鼓励企业信息化发展的政策,加大扶持力度。一是要设立企业信息化基金,专为企业信息化建设融资,同时企业也必须有一部分自筹资金;二是制定企业使用国家信息基础设施的优惠政策,降低企业通信费用;三是允许企业把信息网络建设、信息资源开发费用列入企业成本,加速信息设备折旧。
    (3)加快企业信息化法规及标准制定的步伐。企业信息化建设涉及网络建设、网络互联、信息安全、信息标准等多方面,要健全企业信息化,使其规范、健康发展,需要政府加快企业信息化法规、标准的制定步伐。企业信息化处理最基本的工作就是信息的获取、传输、处理、存储和控制,要进行这些工作,必须遵循一定的标准,否则无法保证信息系统的正常运行。进行企业标准化建设,必须依靠企业各有关部门和职工,必须做大量艰苦细致,繁琐的信息收集、信息整理、信息分析和信息代码的编制工作。
    (4)分类指导,抓好重点。首先在具备一定条件的国有大中型企业中进行信息资源管理工作的试点,待取得经验后,以点带面,全面推进。
    2.强化企业信息意识,提高企业各级人员对信息资源管理重要性的认识
    现代管理思想认为,企业经营的基础在于管理,重心在于经营,经营的核心在于决策。在由粗放型经营向集约化经营的转变过程中,科学化的决策比拥有先进的生产技术和内部管理更为重要。决策是企业创造、赢得发展机遇的核心战略,一旦企业发展方向、目标决策失误,即使拥有更先进的生产技术、再严格的内部管理机制,也都将无济于事。正确决策的基础在于准确的预测,而预测的依据是信息。西方发达国家的企业界普遍流行这样一种观点,即“控制信息就是控制企业的命运,失去信息就失去一切”,这说明了信息对一个企业发展的重要作用。就目前我国企业的现状,应自上而下培育各类人员的信息意识和竞争意识,充分认识到信息化的推进是发展中国家由弱变强的必由之路,要树立起真正的信息资源观,认识企业的生存和发展在很大程度上取决于对信息管理的重视和利用。经营+信息=财富,已是世界各国企业发展的经验,充分利用信息作出决策能给企业带来经济效益,反之会带来重大损失。只有在企业内部形成一种全民信息化意识,才能保证信息资源开发、管理和使用。
    3.设置企业信息管理机构,推行CIO制度,加强企业信息资源管理的科学性
    随着办公自动化技术、计算机集成制造系统技术以及电子商务技术等相继引入企业的生产和管理,必然会对企业现行的管理体制和管理模式产生巨大的冲击,因此要求企业改变现行的管理体制和管理模式以适应企业信息化的需要。首先,对企业的管理机构进行调整,按照现代化企业管理对企业信息化的要求,在对企业生产经营活动全过程进行全面、系统分析的基础上,从提高效率的角度,精简企业的机构设置,使企业的各职能机构都能围绕提高企业经营效益的中心高效运作。其次,依照企业信息化管理的要求,设置企业信息管理机构,确定信息主管,负责企业信息系统、企业全部信息资源的开发、管理和使用。国外企业在这方面先行了一步,它们设立了首席信息主管(CIO),在级别上与企业副总经理平等,直接对最高决策者负责。CIO的职能是:(1)全面负责企业信息资源的统一管理、开发与利用,建立完整的情报资料体系,最大限度地实现各业务部门的信息资源共享;(2)负责开发信息技术、管理信息资源;(3)负责本企业最高决策者与信息技术管理层之间的沟通联系;(4)参与企业长远规划和总目标的决策。国外的企业CIO制度已执行多年,取得了非常好的成效,我们可以从中得到很好的启示和借鉴。
    4.逐步加强企业信息管理人员的培养和队伍建设,全面、合理地配备具有相应知识结构的信息资源管理人才
    企业竞争归根到底是人才竞争。建立一支高素质的信息管理人才队伍是企业信息管理体制运作的重要保证。根据企业制度改革及未来发展趋势,从思想观念和具体措施两个方面按创新信息机制培养信息人才是当务之急。首先,培养“知识管理”型的信息管理人才。在全球经济由工业时代向知识时代发展的背景下,无形资产—创新能力(而不是有形资产—设备及库存量多少)已成为衡量企业成功的重要尺度。企业要想获得成功,就必须积蓄自己的智力资源,通过对知识的共享,运用集体的智慧提高应变力与创新能力。其次,多途径培养人才。培养和造就适应创新信息机制的管理人才非一日之功。根据我国企业的实际,应对企业现有信息人员的知识结构模式进行重组,即按创新信息机制的要求,选拔具有某种专业知识、一门或二门外语知识、经营管理知识、信息技术应用知识的人才。人才的培养可采取多种途径:(1)根据信息管理前沿领域的发展对现有人员进行在职轮流培训; (2)为企业信息人员参加对外交流创造条件; (3)与高校、科研部门挂钩,定期举办讲座;(4)从高校吸收信息管理专业人才; (5)通过实践选拔优秀信息管理人才。
    5.提高企业信息资源的开发、管理和使用的效率,建立企业IRMS(信息资源管理系统),加强企业对市场快速应变的能力
    企业在激烈的市场竞争中,渴望得到信息的支持。企业中有很多重要的管理环节,如计划、生产、经营和财务等,这其中存在着一条最活跃、最核心、最关键的物流—信息流,这就是供—产—销汇成一体化的信息流。在这条信息流中反映着以产品为核心,以计划为依据且联系、调整着产—销关系,提供物资需求,以确保市场销售的动态信息。这条信息流决定着企业的效益,反映着企业的生产力,它是企业的生命线。当前企业面临市场需求多变,产品更新换代快的竞争局面,从而要求企业必须具备快速应变的能力,所以,抓好供产销这条对企业生产最有影响的信息流对企业的信息资源进行开发、管理和使用,才有利于提高企业的应变能力,才能为企业的竞争和发展提供有利的支持。建立企业IRMS,保存和管理整个企业的信息资源(包括供产销信息),可以充分开发和有效利用信息资源,做到企业管理与信息资源网络的整体配合和有机协调。企业IRMS的实施,一方面供企业内部各个部门、各类人员充分利用企业内部的各种信息,为领导层快速决策提供有力的支持,使企业生产力提高,市场反应增强;另一方面向外界提供本企业的公有信息,以增加市场机会,提高企业竞争优势。
    6.注重企业信息系统的及时更新和安全防范,确保系统高效、正常运转
    信息系统的应用增强了企业的决策能力和管理力度,但同时,企业的运行对信息系统的依赖性加大,作为商业机密的企业的各种数据的有效性及安全与否关系到企业的存亡。这一方面要求企业信息资源管理部门的人员应该不断地加强企业数据库的更新,对企业内外的数据和信息进行定期整理和分析,掌握这些数据或信息在生产、销售和管理、经营中发挥作用的程度;经常了解企业高层管理决策者的信息需求、生产经营和管理的需求、系统存在的问题,使得企业信息资源的管理处于控制状态;有计划地对各类系统进行维护,变被动工作为主动;另一方面要求信息管理人员应十分重视“病毒感染”和“黑客”袭击,认真研究防范措施,积极采用“防火墙”等安全技术,及时发现和消除隐患,确保信息系统的可靠运行。
    7.作好长期规划,积极为电子商务的发展打好基础
    企业进行信息资源管理应具有3个条件:信息资源管理人员、管理硬件和管理软件。企业的管理层不仅要对管理人员长期培训,不断提高其经营管理知识和信息技术知识等,而且在管理硬件(各种计算机设备和网络设备)的投资上,一定要根据当前以及超前的需要购置,要让设备能在当前和较长时间内充分发挥作用。对于管理软件,应注重开发或购置,不能“重硬轻软”,使硬软件投资比例失调。在管理软件上更应注重升级换代,使其不断满足企业信息资源管理的需要,满足日后开展电子商务的需要。
    8.强化国家信息化基础建设,建立国家级和地区级的企业信息资源管理中心,不断促进企业信息化发展
    国家信息化基础建设是企业信息化的基本条件,加快企业信息化建设和管理,必须强化国家信息化基础。首先,要组织好信息资源的开发、利用,各级政府和管理部门要为信息资源开发、利用创造有利的环境和条件,可以建设几个国家级和地区级的企业信息资源管理中心,通过它们之间的协调分工,从国家整合上最大限度地对现有信息进行深度加工、处理,以便企业信息资源共享;其次,要加强国家信息网络的建设,增加网络骨干线路的国际、国内出口速率,使企业用户能快速、便捷地获得国内外各类有用的信息。
    ]]>

2013年09月28日 01:39
22796